DIN 5008 - Brief

Als Beispiel für einen Standard-Brief wird ein Brief nach der Richtlinie DIN 5008 gewählt. Der Aufbau gestaltet sich folgendermaßen:

- Beim Anklicken der Buchstaben gibt es weitere Informationen -

 

	A = Absender
	B =  Datum
	C = Empfänger
	D = Betreff
	E = Anrede
	F =  Text
	G = Gruß
	H = Unterschrift
	I = Anlage
	J = Verteiler
	K = Skriptum

zu A:  Absender

       Michael Mustermann
Musterstraße 12
12345 Musterort
(0123) 45 67 89

Ist eine Internet-Webseite vorhanden, sollte diese auch ruhig auf dem Briefbögen angegeben werden  - es könnte für den Empfänger hilfreich sein.

Noch ein Tipp: Schreiben Sie den Absender mit Vornamen. Dann kommen die Antworten auch mit der richtigen Anrede (Herr / Frau) zurück. Trennen Sie zusätzliche Angaben deutlich von Ihrer Postanschrift. Also eine Leerzeile Abstand, dann erst Angaben wie den Werbeslogan.

Position:  Das Absenderfeld wird ca. 1,8 cm vom oberen Rand (5. Zeile bei der Gestaltung mit der Schreibmaschine) geschrieben.

zu B:  Datum

Das Datum im DIN-Brief wird entsprechend dem amerikanischem Vorbild mit einem Bindestrich und in - aus deutscher Sicht - in "umgekehrter Reihenfolge" gestaltet:

Jahr-Monat-Tag

In Zahlen ausgedrückt könnte das wie folgt aussehen:

Erweiterte Version:        1974-03-21

Verkürzte Version:            74-03-21

Wem diese Schreibweise nicht gefällt oder wer sie zu umständlich findet, der kann die alphanumerische Schreibweise benutzen, die ebenfalls nach der DIN erlaubt ist. Die vorstehende "0" bis zum zehnten Monatstag entfällt.

Generell gilt: Die DIN-Richtlinien bevorzugen bei der numerischen Schreibweise folgende Form: 21.03.74. Für persönliche Schreiben empfiehlt sich das Ausschreiben des Monats in Form von: 21. März 1974.

Position:  Das Datum wird in der Zeile des Absender-Ortes bei ca. 2,5 cm vom oberen Rand geschrieben. Der Bestimmungsort muss nicht dazu, er kann.

zu C:  Empfänger

Dabei versteht man unter "Versendungsform" beispielsweise Einschreiben, Luftpost, Eilzustellung, Nachnahme usw. Mit "Sendeart" sind Drucksache, Büchersendung, Warensendung, Päckchen usw. gemeint. Vorausverfügung können sein: nicht nachsenden, wenn unzustellbar - zurück. 

Eine typische Empfänger-Anschrift könnte wie folgt aussehen:

Wenn Sie Ihre Gesprächspartnerin oder Ihren Gesprächspartner ansprechen wollen, deren Geschlecht aber nicht kennen, schreiben Sie einfach: 

Frau oder Herrn M. Mustermann Musterstraße 123 12345 Musterort

Bei Schreiben ins Ausland sind kleinere Abweichungen bezüglich der Empfängerzeile zu beachten:

Ein passendes Beispiel würde wie folgt aussehen: 

zu D:  Betreff

Der Betreff kann deutlich hervorgehoben werden. Er gilt inzwischen als Briefüberschrift und sollte daher nie negativ formuliert sein. Er führt den Empfänger sehr kurz und prägnant in den Sachverhalt.

Der Behandlungsvermerk (z. B. EILT) kann rechts in der letzten Betreffzeile bei ca. 10 cm angefügt werden. Er sollte hervorgehoben werden.

Position: Der Betreff wird mindestens zwei Zeilen unter dem Empfängerfeld vermerkt.

zu E: Anrede

Die Anrede erfolgt meist im Stil von   

• Sehr geehrte Damen und Herren,

• Sehr geehrte Frau Meier, 

• Sehr geehrter Herr Meier,

Diese Formulierungen sind förmlich und immer angebracht. Ist der Briefpartner bekannt bzw. möchte man seine Anrede auflockern, gibt es folgende Anrede-Varianten:

• Sehr verehrte Frau Mustermann,

• Sehr verehrte, liebe Frau Mustermann,

• Lieber Herr Mustermann,

• Hallo Herr Mustermann,

• Guten Tag, sehr geehrte Frau Mustermann.

Jedoch sollte man bedenken, dass diese Anreden nicht der Norm entsprechen und man daher nicht sicher sein kann, wie ein Empfänger diese Anrede-Form aufnimmt.

Position: Die Anrede wird mindestens zwei Zeilen unter dem Betreff platziert.

zu F:  Text

• Für die Gestaltung des Textes sind folgende Regeln zu beachten:

• Für wenig Text kann jetzt auf eine Eineinhalb-Schaltung umgestellt werden.

• Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.

• Einrückungen in gleichmäßigen Abständen ermöglichen eine Gestaltung von übersichtlichen Texten.

• Vor und hinter dem eingerückten Text gehört eine Leerzeile.

• Markieren Sie Signalwörter.

• Im Textverarbeitungsprogramm kann zwar der Text umgestaltet werden, aber nur die standardisierte Eingabe ist rationell!

Bei mehrseitigen Texten sollte auf Folgeseiten hingewiesen werden, zum Beispiel durch drei Punkte am Seitenende. Auf Folgeseiten eventuell Empfänger in Kurzform und Datum, sowie Seitenzahl statt Briefkopf wiederholen.

Gliederungsmöglichkeiten und Hervorhebungen machen Ihren Text interessant. Zum Beispiel durch Fettschrift lassen sich wichtige Teile in Ihrem Text deutlich machen.

zu G: Gruß

Der Gruß am Ende des Briefes ist wiederum individuell gestaltbar, wobei man jedoch zwei Dinge beachten sollte: die Floskel "Hochachtungsvoll" ist genauso veraltet wie den letzten Satz in den Gruß zu ziehen. Weitere Möglichkeiten für die Formulieren des Grußes:

• Mit freundlichen Grüßen

• Freundliche Grüße

• Mit freundlichem Gruß

• Mit besten Grüßen

• Herzliche Grüße

• Mit herzlichen Grüßen 

• Mit den besten Grüßen aus ...

• Mit herzlichen Grüßen und den besten Wünschen

• Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Position:  Der Gruß wird eine Zeile unter dem Text angesiedelt.

zu H: Unterschrift

Nicht nur wenn Ihre Unterschrift schwer zu entziffern ist sollten Sie den Ihren Namen wiederholen.

Bei mehreren Unterschriften steht die der/des Ranghöheren links.

Position: Die Wiederholung des Namen wird vier Zeilen unter dem Gruß bzw. dem Firmennamen bzw. alternativ zwei Zeilen unter dem Zusatz zur Kennzeichnung der Vollmacht angebracht.

zu I:  Anlagevermerk

Der Anlagevermerk beginnt mit dem Wort Anlage, das unterstrichen oder sogar weggelassen werden kann. Darunter kann der Inhalt der Anlage wiederholt werden, muss er aber nicht.

Position: Der Anlagevermerk wird drei Zeilen unter den Gruß geschrieben. Ist unter dem Gruß nicht genug Platz, wird der Anlagevermerk bei ca. 12,5 cm neben den Gruß geschrieben.

zu J: Verteilervermerk