| Der nachfolgende
Leitfaden soll einen Überblick darüber geben, wie man einen
Brief, eine eMail oder ein Fax anfängt und wie man es rationell
und effektiv zu Ende führt.
Die meisten Schreiben bzw. Texte
haben das Ziel, den Empfänger eine bestimmte Situation zu
schildern und ihn zudem noch davon zu überzeugen, dass der vom
Absender (also Ihnen) vorgeschlagene Lösungsweg der Richtige ist.
- Doch wie schreibt man so einen Text? Nachfolgend die
Vorgehendweise im Detail:
Vorbereitung
Für die Vorbereitung von Schreiben
welcher Art auch immer empfiehlt sich als erstes eine
Stoffsammlung. Überdenken Sie, was Sie aussagen möchten. Eine
einfache Gliederung der Stoffsammlung (Ihrer Notizen) besteht aus
drei Teilen:
-
Anfang
- etwa die
Beschreibung der Sachlage
-
Hauptteil
- etwa die
Problemstellung
-
Schluss
- etwa die
Aufforderung zur Aktion
Tipp: Was am
Anfang oder am Ende eines Schreibens steht, ist am prägnantesten,
da viele Menschen eine Brief zunächst nur überfliegen und dabei
Anfang und Ende des Briefes lesen.
Eine wichtige Voraussetzung zum
Gelingen Ihres Schreibens liegt darin, dass ein Gedankengang auf
den anderen folgt. Sind die Gedankenflüsse für den Empfänger
nachvollziehbar, dann ist auch die Nachricht insgesamt verständlich.
Der erste Schritt
Für den ersten Schritt empfiehlt
sich der Aufbau der äußeren Form. Hierfür sind zwei Punkte
besonders wichtig:
Diese beiden Punkte sind wichtig,
da sie durch die Festlegung einer äußeren Form wird das
Schreiben beschleunigt. So kann eine Starthilfe gegeben werden,
wobei das wiederholte Auseinandersetzen mit den wichtigsten Daten
eine Wiederholung der Inhaltspunkte bedeutet. Sie ergibt eine
Gedankenstruktur und damit die Gliederung für das Schreiben.
Der zweite Schritt
Im zweiten Schritt setzen Sie Ihre
Gedanken in geschriebene Sprache um. Hierzu folgende Ratschläge:
-
bleiben Sie
Ihrem Gedankengang treu,
-
verwenden Sie
simple Formulierung,
-
halten Sie
sich vor Augen, wie der Empfänger versteht,
-
fragen Sie
sich immer wieder: "Was wollte ich sagen?"
Nach diesen eher etwas
allgemein gehaltenen Hinweisen nachfolgend einige konkrete Tipps
zum Aufbau eines Briefes (oder eines sonstigen Schreibens).
Der Aufbau eines
Briefes
In unserer Gliederung
halten wir uns wieder an die zuvor bereits kennengelernten
Oberpunkte "Anfang", "Hauptteil" und
"Schluss". Wie diese richtig mit Leben zu füllen sind,
verrät das folgende Kapitel:
Anfang
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Am Anfang
eines Briefes sollte man nie:
Vielmehr
empfiehlt es sich für den Anfang:
-
direkt -
ohne Umschweife - mit der Sache zu beginnen,
-
mit
einem Dank anzufangen - "vielen Dank ...",
-
sofort
eine Lösung für ein Problem ansagen - "nie
wieder Sorgen mit ...",
-
eine
Zustimmung zu geben - "wir freuen uns
...",
-
Gemeinsamkeit
zu schaffen, besonders bei schwierigen Briefen -
"Sie haben völlig recht, ...",
-
mitzuteilen,
was in der Angelegenheit bereits unternommen wurde -
"Für Ihre Bestellung haben wir bereits
Sonderposten in China bestellt.",
-
den
Ehrgeiz Ihres Gesprächspartners zu provozieren -
"haben Sie schön öfter ...",
-
zu
zeigen, dass Sie sich in der Branche Ihres Empfängers
gut auskennen,
-
Sympathie
durch gleiche Denkweise, Verständnis und Humor zu
vermitteln.
Tipp: Man sollte sich
immer vor Augen halten: Der Anfang entscheidet, ob der
Empfänger weiterliest oder nicht!
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Hauptteil
Da der
Hauptteil meistens sehr spezifisch ist, lassen sich an
dieser Stelle nur einige allgemeinverbindliche Tipps
geben, wie Ihr Schreiben zum Erfolg wird:
-
verwenden
Sie einfache, knappe Sätze und treffende Ausdrücke,
so dass der Empfänger sofort versteht, was Sie
meinen
-
nicht
geläufige Wörter sollten Sie durch geläufige Wörter
ersetzen
-
führen
Sie abstrakte Themen etwas länger aus
-
eine
stets gleiche Satzlänge kann uninteressant wirken,
variieren Sie die Satzlänge
-
klare
Gedankenführung erzeugt verständliche Texte =>
Gliederung!
-
Streichen
Sie Phrasen und versuchen Sie sich unverkrampft
auszudrücken. So wirkt ein Text einfach und verständlich!
-
Lösen
Sie verschachtelte Sätze in kurze Sätze auf. Behalten
Sie lange Sätze nur dann, wenn sie gut zu
durchschauen sind.
-
Beachten
Sie, welche Fremdwörter ihr Gesprächspartner kennt
und welche nicht.
-
Mit
Beispielen lässt sich einiges anschaulicher erklären.
-
Vermeiden
Sie Gedankensprünge im Brieftext.
-
Wichtige
Dinge am Anfang oder Ende - so bleiben sie am Besten
im Gedächtnis des Empfängers.
-
Erzielen
Sie einen anregenden Text mit Hilfe von
Doppelpunkten, Ausrufezeichen, direkte Rede oder
Fragezeichen
-
Das
Schriftbild sollte gleich sein, die Größe nur
wenig variieren (maximal drei Schriftgrößen).
-
Unterstreichen
Sie wichtige Textstellen, so dass dem Empfänger
schneller lesen kann.
-
Verwenden
Sie Formulierungen, Sprechrhythmen und Satzlängen,
die Sie im direkten und indirekten Gespräch Ihrem
Gesprächspartner gegenüber ebenfalls verwenden würden.
-
Eine
klare, unverkrampfte Ausdrucksweise lässt sich
einfach schreiben und somit auch einfach verstehen.
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Schluss
Am Schluss sollte möglichst
das stehen, was besonders intensiv nachwirken soll. Dafür
empfiehlt sich zum Beispiel auch das Postskriptum (etwa:
PS...) - Außerhalb vom Gesamttext stehend, springt es
dem Betrachter besonders ins Auge.
Grundsätzlich sollte das
Ende eines Briefes positiv klingen und als solches
verstanden werden. Weiterhin kann es eine Aufforderung
zum Handeln sein. Der Schluss sollte nie negativ wirken
oder eine Phrase enthalten. Er kann aber mit einer Frage
ausgestattet werden, das regt den Empfänger zum
Nachdenken an.
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