::: CRYNEN InfoPlus :::::: Informationen, Downloads und mehr @ www.crynen.de ::::::::::::::::::

Pressearbeit online

"Im Jahr 2006 werden weltweit rund 60 Milliarden E-Mails versendet, prognostiziert IDC. Das auf den Technologiesektor spezialisierte Marktforschungs- Unternehmen setzt für das laufende Jahr ein Volumen rund von 31 Milliarden E-Mails an - damit würde sich in nur vier Jahren das weltweite E-Mail-Aufkommen nahezu verdoppeln", das berichtet die Zeitung Die Welt in ihrer aktuellen Ausgabe.

Kein Wunder also, dass mehr und mehr eMail-Postfächer im wahrsten Sinne des Wortes digital überquellen. Die Übersicht im eMail-Postfach zu wahren, wird vor allem für Zeitungen und Zeitschriften immer schwieriger.

Damit Ihre Presse-Mitteilung per eMail in dieser Masse nicht untergeht, bedarf es der richtigen Vorgehensweise. Denn nur wenn Ihre eMail gelesen wird, besteht die Chance auf Veröffentlichung.

Die moderne Technik - Serienbriefe, eMail und Co. - erleichtern die Pressearbeit enorm. Doch noch lange hat sich nicht jeder mit dem neuen Medium "eMail" angefreundet. Denn eine Presse-eMail unterscheidet sich doch in einigen Punkten von einer eMail, die man an Freunde und Bekannte verschickt.

Auch wenn eMail schreiben an sich einfach ist, gerade im Sektor Öffentlichkeitsarbeit können so manche Fehler unterlaufen, die eine Veröffentlichung Ihrer Mitteilung gefährden.

cff

Daher hier zwecks Vermeidung die "Todsünden der Online-Pressearbeit" zusammengestellt:

1	Senden Sie keine eMails mit Anhängen, die größer als ein Megabyte sind - es sei denn, es wurde Ihnen ausdrücklich erlaubt.
2	Wenn Sie eMails mit Datei-Anhängen versenden, überlegen Sie, ob Ihr Gegenüber das Datei-Format überhaupt lesen kann; d.h., ob in der Redaktion die passende Software hierfür installiert ist. Gehen Sie immer vom Minimum aus: Word-, RTF- und Adobe Acrobat-Dateien können heute in den meisten Redaktionen verarbeitet werden.
3	Vorsicht Viren! Wer beispielsweise mit Word-Dokumenten arbeitet und diese online verschickt, sollte sich im Klaren darüber sein, dass Makros und Viren mitversendet werden können, ohne dass man es merkt. Daher Word-Dokumente vorsichtshalber lieber in das RTF-Format konvertieren.
4	Gerne wird ein kleiner Einleitungstext geschrieben und die eigentliche Pressemitteilung ist als Dateianhang beigefügt. Auch diese Methode ist nicht sinnvoll. Warum soll ein Redakteur noch x-mal mit der Maus klicken, bevor sich der Text öffnet. Lieber direkt in das Textfeld schreiben.
5	Bunt ist lustig, aber nicht immer gut! Vermeiden Sie es, HTML-eMails zu verschicken. Nicht nur, weil diese meist größer sind als ASCII-Text-eMails, sondern auch, weil manch Redaktions-Mail-Client HTML-Mails gar nicht richtig darstellen kann. Und das führt dazu, dass Ihre eMail im Papierkorb landet, noch bevor sie gelesen wurde.
6	Auf den Betreff kommt es an! Stellen Sie sich vor, Sie überfliegen Hunderte von ungeöffneten eMails. Welche werden Sie sich heraussuchen, um sie zuerst zu lesen? Wenn im Betreff steht: "Pressemitteilung 24.3.2003 / hc" oder "Der neue Rennwagen von BMW ist da". Also: ein aussagekräftiger Betreff ist der erste Schritt zum Erfolg.
7	Nichts mögen Journalisten weniger als warten! Daher: Kontrollieren Sie nach dem Versenden von Presse-eMails Ihr eMail-Postfach mindestens jede Stunde auf mögliche Antworten oder Anfragen.
8	Verstecken Sie sich nicht vor der Presse; geben Sie den Journalisten am besten gleich mehrere Möglichkeiten, Sie zu erreichen. Festnetztelefon und eMail sollte als Minimum angesehen werden. Homepage, Mobilfunknummer oder Fax werden als zusätzliche Kontaktmöglichkeiten gerne wahrgenommen.
9	Verzichten Sie auf alle technischen und optischen Spielereien: Musikuntermalung; Videos; Flash; Bilder, die auf einem Internetserver hinterlegt wurden; automatische Rückantwort (Lesebestätigung) - all das mag bei privaten eMails "in" sein, hat aber in einer Presse-eMail nichts zu suchen.
10	Geben Sie Ihren Presseverteiler nicht bekannt. Was geht es den Journalisten an, wem Sie die Presse- mitteilung noch geschickt haben? Daher sollte Ihnen der Unterschied zwischen BBC und CC geläufig sein, wenn Sie häufig Presseinformationen per eMail verschicken. Während eMail-Adressen, die bei Ihrem eMail-Programm (etwa Outlock) unter CC eingetragen werden, auch beim Empfänger zu sehen sind, kann der Empfänger unter BCC eingetragene eMail-Adressen nicht einsehen.

Zurück zur Vorseite